実際どうなの!?リモートワーク導入3週目の企業の実態

実際どうなの!?リモートワーク導入3週目の企業の実態

こんにちは。株式会社RAKUDOです。

弊社では、もともと部分的にリモートワークは行なっていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、本格的にリモートワークを導入しました。リモートワークをはじめて約3週間が経ちましたので、私たちの備忘録として記録を残しておこうと思います。

また、弊社スタッフのリアルな声が、私たちと同じようにリモートワークを導入している企業様や、今後導入を検討している方々の参考になれば幸いです。一企業の現在進行形の体験談として、私たちの働き方を覗き見して行ってください(^^)

コロナウイルスとリモートワーク

新型コロナウイルスが世間の話題になってから、早くも3〜4ヶ月が経とうとしています。

世間では「3密NG、外出自粛、STAY HOME、手洗いうがい、緊急事態宣言」など様々な声が聞かれ、出口のないトンネルに迷い込んでしまったかのような不安があります。この状況はいつまで続くか誰にもわかりません。少なからず仕事にも影響が及んでいますが、なるべく今までと同じように業務を遂行するためにはどのようにしたら良いのでしょうか?

こんな状況だからこそ、私たちがテクノロジーを活用しないではいられません!

ということで、、、弊社でのリモートワークの現状について皆様にも共有できたらと思います。少し長くなってしまいましたが、よろしければお付き合いください。

▼コロナウイルスに関する記事はこちら
新型コロナウイルスの現状と、弊社の対策について

リモートワーク導入前の準備

まずは、本格的なリモートワーク導入にあたって準備したことを紹介します。

会社のシステムについて

他社の参考企業情報を収集

初めてのことは、実際にそれを行なっている人や企業を参考にするのが近道ですよね。弊社ではネットで調べたり情報を集めましたが、その中でも2016年からオフィスを撤廃してフルリモートに取り組んでいる株式会社ソニックガーデンの倉貫さんを参考にさせていただきました。

書籍も出版しているので、気になる方は目を通してみてください。

ツールの検討

すでに使っていたチャットツールや勤怠管理ツールをそのまま使いつつ、新たにテレビ電話ツールとしてzoomを導入しました。テレビ電話のツールとして他にもskypegoogle hangoutsmicrosoft teamsなどを検討しましたが、安定性の高さや、使いやすさからzoomを選択しました。

すでに使っていたものを含め、現在使用しているルーツは以下になります。

・勤怠管理:クラウド勤怠
・時間管理:Toggl
・プロジェクト管理/タスク管理:jira
・スケジュール管理:Googleカレンダー
・コミュニケーションツール:Chatwork(テキスト)、zoom(テレビ電話)

他にも、30秒ごとに画面キャプチャーして管理できるTime Doctorの導入も検討しましたが、あまりにも管理体制が厳しく、圧迫感が出すぎてしまいそうだったため使用は控えています。

社内へのルールの周知

弊社のリモートワークのルールを紹介します。

・勤怠管理ツールや時間管理ツールを使用して各自が時間の管理を行う
業務中はzoomを常に起動しておく。
・テキストでは伝えにくい内容を伝達したい場合は、前置き無しにzoomで通話してもよい。
業務の開始/終了時や、休憩の開始/終了時はChatworkで連絡を入れる。

プロジェクトの管理方法などは今までと変わりないため、新たに作ったルールと言えばこのくらいです。今後も不便な点や改善が必要な点があれば改良を重ねる予定です。

自宅での作業環境について

自宅の作業環境を整備することは、リモートワーク導入にあたり会社のシステムを見直し周知することと同等に非常に重要なことです。スタッフが一番長い時間を過ごす環境になるので、環境によっては作業効率が低下してしまうことも予想されます。

以下に、弊社スタッフが実際に行った自宅環境の整備について紹介します。

・集中できる部屋を作る。ワンルームの場合は難しいが、生活空間と仕事の空間を分けた方が良いです。
・作業が行いやすい机と椅子を用意する。特に椅子は高さやクッション性によっては腰を痛めるため、自分に合ったものが必要です。
・複数ディスプレイを用意する。(例:縦置きのディスプレイと横置きのディスプレイをmacbook proにつなげて、3画面で行なっています)
・作業に集中するためや、ビデオ会議で使用するためマイク付きヘッドフォンを用意する。
・PCにカメラがない場合は、ビデオ会議用にカメラを購入する。
・ネットワーク環境の整備(例:自宅のwifiは貧弱なので中継機を置き、そこから有線LANで接続してます。)
・筆記用具やホッチキス、封筒などオフィスにはあるものが自宅でも必要になることがあるため、引き出しを用意する。

弊社には前職で長い間リモートワークで勤務していたスタッフも複数いますが、上記のもの以外にも、取引企業によってはセキュリティの観点から、リモートで働いている人たちも「鍵付きの引き出し」を持っているか聞かれることがあるそうです。

また、リモートワークを開始する前に事務所でしかやれない作業は終わらせておいたり、リモートでうまく業務を引き継げるよう準備をしておく必要があります。(事務所とリモートで開発に使うPCが異なる場合があるので、リモートワーク導入前にWIPコミットを作りリモートリポジトリにプッシュしておく、など)

実際にやってみての感想

次に、弊社スタッフのリモートワークに対する感想を紹介させていただきます。

良い点

リモートワーク
・話しかけられる頻度が減るので、集中して自分のペースで作業を進めることができて快適。
・チャットで連絡が来た場合、自分のタイミングで内容を確認できる。
・複数人(8人)でzoom会議した時に全員の顔が画面でぱっと見えるので、会議室でやるよりもzoom会議の方がやりやすかった。
・コミュニケーションについては、オフィスで作業していると相手が忙しそうなのが目に見えてわかるので声をかけづらい時もあるが、リモートでは良くも悪くも相手の状況が見えない、かつ自分から声をかけないと気づかれることが一生ない、という状況なのでむしろコミュニケーションは積極的になった部分がある。

改善が必要な点

リモートワークの課題 <作業環境/業務について>
・通信設備とパソコンのスペックによってはファイルのアップロードに時間がかかったり、作業するときに重たかったりするため改善が必要。
・チェック体制の拡充が必要だなと思いましたが、これはリモートでなくても実は必要なことですね。プロジェクト管理ツールJiraの課題の説明に「完成条件」を書くようにしました。リモートだと「完成しました」という報告を信用してチェックしないと、実は完成してなかった、という事態になる可能性があるため、何が完成なのかの定義をはっきりさせて共有したほうがよさそうです。

<コミュニケーション面について>
・雑談が減るので、仕事以外のコミュニケーション不足がおきる。長期間そのままにしておくとよくないと思う。
・テキストだと内容や意図を伝えるために試行錯誤するため、コミュニケーションコストは少し上がる気がする。

<その他>
・リモートワークでは仕事とプライベートの切り替えのタイミングがないため、散歩したり少し身体を動かすなど、生活リズムを整える必要がある。
・小さい子供がいると自宅での仕事は困難。
・通勤は結構な運動なので、通勤をやめると運動不足になる。

リモートワークで意識すること

リモートワークでは事務所での業務と違い、コミュニケーションでは今まで顔を合わせていれば気にならなかった部分で摩擦が生まれやすかったり、業務とは直接関係のない通勤が意外と重要な役割を果たしていたと、気づかされることがあります。そこで、ルールにするほどのことではなくとも、各個人が少し意識することでリモートワークを円滑に進められることがあると感じています。人によって感じ方が違ったり、感覚的なことで言葉にしづらい部分もありますが、ご紹介させていただきます。
リモートワーク

・自分が集中できる環境を作って、周りの人とのコミュニケーションを積極的に取ることが重要です。弊社ではチャットのツールに頼りすぎず、顔を見て話すことができるビデオ電話も活用するようにしています。
・出勤していた時の習慣(起床時間や朝の支度)を変えずに、生活リズムを作る
・現在、私たちはリモートワークを始めたばかりなので雑談がなくて逆に作業が捗っていますが、長くリモートだけやっていると他のメンバーが何をやってるのか分からなくなってしまい、心の距離が出来てしまい、チーム意識が薄くなる可能性があります。必要に応じて雑談用チャットルームを作り、時間を決めて趣味や日常の話をみんなでするなどの対策が必要です。(前職でのリモートワークの経験談として、雑談に参加してくれた人とそうでない人では仲間意識に違いがあるような気がします。)
文字だと感情が伝わらず「怒っているような感じ」を相手に与えてしまうことがあるため、文章を考えるときに意識したり、圧力を与えるような文面がチャット上に投稿されたときは、経営陣が率先して「怖いよ」を意味する顔文字を投稿するなどの対策が必要です。
・zoomを使った複数人での会議では、全体への質問へのレスポンスとして音声だけではなく頷きなどの動きや、スタンプを活用することで、会議が一方通行にならないように意識する必要があります。

番外編:事務所勤務者の声

弊社では業務の関係上、事務所に出勤しているスタッフもいます。番外編として、事務所勤務者の声も紹介させていただきます。

・電話対応ができず、基本的に折り返しになる。
→その場で答えが出せるものが居ないため、やり取りが2度手間になっている
・荷物の受取など、どうしても事務所に人がいてほしい場合
→事務所に誰もいない状況が発生するため、受取ができない。特に簡易書留などサインが必要な時に問題が発生する。

まとめ

いかがでしたでしょうか。弊社スタッフのリアルな声をそのままご紹介させていただきました。

リモートワークでも業務を行うことは可能ですが、事務所でみんなが顔を合わせているときには気にしていなかったコミュニケーション面では少し意識を変える必要がありそうです。また、顔が見えないことによる摩擦を少なくするためには、テキストで相手にわかりやすく意図を伝える能力テレビ電話をうまく活用することがとても重要だと感じました。絵文字やスタンプなども積極的に活用していきたいですね。

いつまで続くかわからない新型コロナウイルスによる影響ですが、良いきっかけだと捉え、事務所勤務もリモートワークもできるハイブリッドな企業を目指します!


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